你的名片夹能做到这一点吗？ - 彭博社

计算机在存储、整理和检索信息方面非常出色。无论是撰写技术专栏的经理和专业人士，还是经营跨国企业的人，都需要跟踪与他们在商业中打交道的人的大量数据。人机结合似乎是天作之合。

虽然我知道一些人仍然喜欢他们的名片盒，但大多数人似乎正在用计算机程序来替代它们。有些人通过在文本文件中输入姓名和电话号码，并在他们的文字处理器中搜索来检索数据。更高效的是模拟名片盒的程序，例如 TakeNote，这是一款可以从许多网站下载的共享软件，包括 http://coyote.csusm.edu/winworld/。个人信息管理器，如 Starfish Software 的 Sidekick for Windows 和微软公司的 Schedule+，可以处理您的地址簿、待办事项列表和日历。

大型列表。如果您是那种非常喜欢深入数据并维护详细活动记录的人，那么联系人管理器就是适合您的工具。这些专业数据库在跟踪与大量客户的交易方面表现出色。行业领导者 Symantec Corp. 的 ACT! 的总经理比尔·科尔曼表示，这类程序日益受欢迎的原因不难解释：“一旦您拥有了客户，维护关系的成本远低于寻找新客户。”

ACT! 及其竞争对手可以维护您发送给地址簿中任何人的每个电话和传真记录，并生成关于您如何花费时间的报告。该软件可以提醒您何时该进行跟进电话。网络功能允许销售团队或其他团队共享一个公共联系人数据库，移动链接可以让外勤工作人员保持更新。我使用联系人管理软件来跟踪进出办公室的测试设备。它可以跟踪设备预计到达和离开的时间，将硬件和软件与监督贷款项目的公司代表联系起来，并提醒我即将发布的产品公告。

作为最成熟的联系人管理器，ACT! 提供对多种操作系统和手持设备的支持（表）。ACT! 用户还可以利用用户组和授权培训机构的网络，以及购买专门针对该程序的新闻通讯和书籍。第三方附加功能扩展了该程序的能力，例如一种软件与硬件的组合，利用来电显示信息使来电者的 ACT! 记录在您的屏幕上弹出。

GoldMine 有点像增强版的 ACT!。除了软件内置的生成各种与联系人交易报告的能力外，GoldMine 的大优点是其自动化多种业务任务的能力。例如，使用合适的脚本，给销售潜在客户打电话可以生成后续信件，然后在计划的时间间隔内发送传真或电子邮件。您还可以设置提醒，以定期拨打联系人电话。

Up-to-Date，领先的 Macintosh 联系人管理器的新 Windows 版本，并不像 ACT! 或 GoldMine 那样功能丰富。但来自 Now Software 的产品提供了通过互联网或使用万维网技术的内部企业网络交换信息的独特能力。Up-to-Date Web Publisher 允许您与同事甚至客户在网上交换选定的日历和联系人列表。（测试版本可在 Now 的网站上获得。）您可以将同事的网络日历中的项目拖到您的私人日历中。

电子名片。Up-to-Date 也是首批支持电子名片交换的程序之一，使用一个由行业联盟 Versit 推广的标准。例如，如果您将联系人记录附加到电子邮件中，任何使用任何符合 Versit 标准的程序的人都可以将该名片添加到地址簿中。

熟练掌握这些程序需要时间。仅仅弄清楚你想如何将联系人分组就可能需要几个小时。试用是个好主意，因为一旦你设置了联系人管理器，就很难更改。你可以从网上下载 GoldMine 和 Up-to-Date 的试用版本。如果你的工作生活可以从一些组织中受益，学习其中一个程序可能非常值得付出努力。