T&E头痛的关怀 - 彭博社

快点，说出你在工作中必须做的最令人不快的事情。如果填写费用报告浮现在脑海中，你并不孤单。在美国，仅有约4000万人平均每年出差六次。但对于大多数出差者来说，复活每一张出租车和餐饮收据，回忆现金小费，并将酒店账单上的每一项分开，可能是一场撕心裂肺的折磨。而当我们未能按时提交时，最糟糕的差旅和娱乐拖延者——唉，我们知道我们是谁——不仅让老板恼火，还常常让自己受到损失。

位于华盛顿州雷德蒙德的Portable Software Corp.在1994年秋季推出了QuickXpense for Windows，这是一款优秀的费用报告软件，帮助人们自动化他们的差旅和娱乐报告。几个月后，流行的个人理财软件Quicken的制造商Intuit推出了一款名为Quicken ExpensAble for Windows的产品，主要面向小企业的员工。现在，Portable和Intuit已经推出了他们软件包的新版本。

当然，这些程序背后的主要理念没有改变。旅行者将各种费用类型输入到类似支票簿的账本中，软件将数字放入费用表的正确位置。我已经使用QuickXpense填写我的麦格劳-希尔公司的费用报告几个月了，结果总体上让我满意。但我有一些小问题。首先，我在打印费用报告后仍然必须手动填写一些项目。例如，该程序无法将应付给我的报销金额和需要直接支付给公司信用卡的金额分开。

在第一轮中，Portable Software 声称相较于 Intuit 拥有很大的优势：由于大多数大型公司规定员工在提交费用报告时必须使用的表格，Portable 创建了许多主要企业表格的电子副本。（如果你的公司恰好不是其中之一，Portable 可以以一次性 99 美元的费用为你创建一个表格。）

然而，随着 ExpensAble 2.0 的发布，Intuit 的产品可能对一些企业客户变得更具吸引力。这是因为 Intuit 计划为美国最大的 1,000 家公司提供副本费用表格。如果你在一家较小的公司工作，Intuit 将以首次 150 美元的费用为你制作一个表格。

新的 ExpensAble 设置起来非常简单。用户输入他们的姓名、公司名称、员工编号和其他相关数据，然后创建“信封”，其中包含每次旅行或报告的数据。正如你所期望的，该程序与 Quicken 无缝连接，对于掌中宝用户，还有 Pocket Quicken。（Portable 表示其文件也与 Quicken 兼容。）

ExpensAble 拥有创新功能，例如与 Visioneer Inc. 的 PaperPort 扫描仪的链接，因此你可以轻松地将扫描的收据附加到费用账户文件中。而“旅行精灵”让你输入日期、起始城市、目的地、交通方式等。例如，如果你总是从芝加哥市中心开车到 O’Hare，程序会在你返回时记住这个距离。旅行精灵还会提醒你输入行李搬运工的小费，并询问你是如何从机场到达酒店的。以类似的方式，ExpensAble 的“酒店精灵”会让你输入房价和税费，并填写你住宿每晚的数字。你还会被提示输入每日的电话和餐饮费用。

MR. GLEAN. 不甘示弱，Portable Software的新版本，名为QuickXpense Enterprise，不仅帮助员工准备费用报告，还为管理者提供多种处理这些表单的方法。Portable的策略是将零售市场留给Intuit，直接向企业客户销售可定制的软件，价格高达200美元，而Intuit的产品则仅为50美元。T&E经理可以审核员工报告，标记特定项目，进行付款，并将数据放入公司范围内的上下文中。

如果公司政策规定员工必须始终从Hertz Corp.租车或入住Hyatt酒店，Portable可以设计程序，使得填写错误选项的员工无法打印或发送电子邮件报告。管理者还可以使用该程序计算公司在特定酒店连锁或某个城市的支出，从而在下次谈判时利用这些答案争取更好的交易。而且——小心——该程序可以识别哪些员工在外出时花费最多。因此，下次你出差时，也许应该再三考虑是否带客户出去享受一晚的城市生活。