获取报酬的微妙艺术 - 彭博社

约翰·C·阿伦斯梅耶面临着一个持续的难题：如何让客户按时付款而不把他们赶走。由于他的公司 ACI 是一家价值 200 万美元的加利福尼亚州索萨利托的软件公司，且大多数客户都是大型企业，他的发票常常陷入官僚主义的黑洞中。大约 45% 的付款平均延迟 30 天，使得他很难支付自己的账单。不过，阿伦斯梅耶仍然犹豫不决，不想表现得太强硬。“我不想伤害关系，”他说。“这是我们走的一条非常困难的界线。”

听起来很熟悉吗？根据位于马里兰州哥伦比亚的信用研究基金会，服务行业的付款平均延迟 31 天，无论是由于效率低下、季度业绩不佳还是有意识的政策。这对小型企业来说可能是危险的，因为它们通常无法保持 1% 到 10% 销售额的现金储备，以应对收入短缺。

但你不必屈服。加快收款并非不可能。

“良好的进攻。”第一步是在合同中设定明确的基本规则。明确逾期付款的后果——例如，每月 1.5% 的利息。或者试试激励措施：在 10 天内付款可享受 2% 的折扣。如果你销售服务，要求提前支付一部分。如果你销售产品，立即获得部分付款——这对像建筑这样的波动性行业的客户尤其重要。

你还应该了解客户的应付账款流程中的每一个人。“当你的账单到达总部时，你不想成为陌生人，”华盛顿的小企业顾问迈克尔·奥霍罗建议道。

不要忘记让自己的员工也参与到这场斗争中。将佣金与最终收款挂钩，鼓励销售人员寻找可靠的客户。或者像纽约新罗谢尔的墙纸和面料分销商 Motif Design 的财务副总裁罗纳德·施奈德一样，可以通过激励措施来激励收款团队。当他开始为他的三人部门提供 400 美元的共享奖金以达到月度目标时，未收款项的平均天数从 61 天降至 42 天。

然而，您可以采取的最重要步骤是建立一个系统，让公正的员工——那些与客户没有日常关系的员工——联系逾期付款者并进行跟进。“最好的防御是好的进攻，”密歇根州大峡谷州立大学小企业发展中心主任卡罗尔·洛普基说。

在服务行业中，关系是生存之本，越来越坚持的电话通常是最有效的。典型的做法是由伊利诺伊州弗兰克福特的管理咨询和培训公司Training Systems Inc.的总裁卡罗琳·B·汤普森采用的方式。在逾期30天后，她会打一个友好的电话，暗示是由于疏忽导致了逾期付款。然后，她会传真一份账单的副本。接下来，她会发送一份逾期发票，并附上一张礼貌的便条。两周后，她会再次打电话，了解延迟的原因（“我们能做些什么来帮助解决这个问题？”）并提出一个替代的付款计划。

什么时候才算够呢？这要看情况。如果您的毛利率通常较高——比如说，50%或更高——那么延长比平常更长的付款期限可能是值得的。同样，您可能会对一个长期客户在短期内遇到麻烦或一个太大而无法轻易放弃的客户放宽规则。而且，不要仅仅依赖账本上关于应收账款平均年龄的说法；真实的数字取决于您业务的需求。

不过，通常在120天后，您应该考虑将客户视为失去的对象。这可能意味着雇佣外部催收服务，或者作为最后的手段提起诉讼。然而，如果债务少于20,000美元，诉讼的成本可能会抹去您试图追回的任何金额——并让您留下不想要的诉讼声誉。

确实，无论你多么努力，有时候承认失败是唯一的解决方案。Motif Design的施耐德说：“你只需接受你的损失。”并且永远不要停止寻找新客户。