一个无纸化图书馆的模型 - 彭博社

在1994年，纽约出版巨头西蒙与舒斯特公司正全速驶向数字未来时，发现了一个重大的技术差距。显然，书籍将继续是业务的支柱。但董事长乔纳森·纽康布设定了一个雄心勃勃的目标：到2000年，西蒙与舒斯特公司的收入中有一半来自电子出版——通过CD-ROM、视频光盘和万维网——而今天这一比例为25%。此外，他还看到了定制出版的巨大机会——快速创建为某位教授的课程量身定制的教科书-CD-ROM包。

但如何应对这场数字洪流呢？将会有成千上万的图形、视频片段和音频文件需要管理，还有数百万页的文本。每年，这家22亿美元的公司的高等教育部门单独就使用85,000张照片和插图用于教科书和CD-ROM。为了达到首席执行官的目标，公司必须在定位、获取、重新组合、编辑、准备和核算这些及其他“知识产权”方面做得更好。但如果公司能够改善这些流程，它不仅会带来增长，还会带来更大的盈利。如芝加哥咨询公司Diamond Technology Partners Inc.的合伙人春卡·梅乌所说，“如果你能在不增加成本的情况下定制新出版物，那么新收入将直接落入底线。”

因此，纽康布下令对西蒙与舒斯特的编辑、制作，甚至某些会计流程进行再造。这一切都围绕着由SRA International Inc.设计的强大新企业数字档案馆（CDA）构建，该公司为政府机构和企业提供信息系统。纽康布表示，这套75万美元的计算机系统“将成为我们未来开发和制作一切的核心。它将使我们能够一次又一次地重用信息。”

确实，这种数字档案正迅速成为出版商和其他媒体公司在信息高速公路上行驶时的必需品。如果这些“内容提供者”继续花费时间和金钱处理存储在纸张和胶卷上的信息，他们将无法有效竞争。通过数字档案，可以将所有内容组织在数据库中，根据需要召回材料，并以新的方式即时组合——例如，提取传记数据以帮助在网站上推广电影。

西蒙与舒斯特并不是唯一正在建设的数字档案。时代华纳公司正在数字化其杂志的照片收藏，康泰纳仕出版公司也在对35万张时尚照片进行同样的处理。通用汽车、安利和约翰迪尔等公司已经建立了他们的宣传材料的数字档案，以帮助内部和外部设计师。麦格劳-希尔公司，西蒙与舒斯特在教科书领域的主要竞争对手（也是《商业周刊》的出版商），也在其每个业务单元建立专业档案。至少在纸面上，西蒙与舒斯特的计划是迄今为止最雄心勃勃的，一个档案将服务于其所有30个业务单元。

“基础。”考虑一下它已经为4亿美元的高等教育部门所做的事情，这是第一个上线的单元。那里的研究人员曾经花费数周时间寻找新教科书的照片，筛选不连贯的文件并搜索库存照片机构。然后，照片会被送出去分离和校对，每张费用为75美元。分离的照片是为特定书籍调整大小的，通常使它们无法用于其他出版物。“我们总是得从头开始，”该部门的总裁亨利·赫希伯格说。

所有这些都已经改变。现在，有一个地方可以开始寻找照片——CDA，它拥有40,000张S&S的照片，并且很快将包括超过40,000个图表、图形和其他线条艺术。而且公司正在与像Photo Researchers Inc.和Tom Stack & Associates这样的图库机构合作，将数以万计的他们的照片存储在那里——这是一种轻松赢得更多Simon & Schuster业务的方式，乔治·F·维尔纳（George F. Werner）说，他是公司的执行副总裁。

任何档案馆有效性的关键在于其定位任何项目的能力。对图像和其他非文本项目进行分类是一个巨大的软件挑战（框）。Simon & Schuster转向SRA International Inc.寻求为情报机构开发的技术。SRA的PhotoFile软件接受自然语言查询，而不是严格的计算机代码，因此它甚至可以理解多年前写的标题。“我们正在捕捉过去，并为我们的未来奠定基础，”负责档案的助理副总裁理查德·沃尔库斯（Richard Walkus）说。

但这仅仅是开始。一旦选择了一张照片，档案会告诉另一套内部系统创建一份打印准备好的副本，尺寸和图像分辨率都刚好合适——例如，书籍需要高分辨率，网页需要低分辨率。而且现在每个项目的成本仅为6美元或7美元，这将为今年节省300万美元，维尔纳说。此外，该系统会自动将图像和相关的电子商务表单——例如，版权合同——从一个办公桌传送到另一个办公桌。它还跟踪每次使用图像的情况，自动计算版税，并添加不可见的“数字水印”，可以识别从CD-ROM或网页上非法复制的电子副本。

西蒙与舒斯特现在正在努力扩展其档案——并向更多人开放。它正在对大量文本进行索引，并且从明年开始，还将包括录像带和录音带。并且在12月15日，该系统将可以在公司内部网的任何地方供编辑浏览。现在，纽科姆有了他的I-way车辆。