对于一些人来说,节奏的天赐之物 - 彭博社
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作者:丽莎·米勒
这是你们初创公司有史以来最大的项目,你的团队分布在全国各地,一个重要的截止日期正在迅速逼近。你的长途电话费用不断攀升,传真机不断涌出备忘录,而你在处理淹没你电子邮件收件箱的“回复全部”中浪费了宝贵的时间。
欢迎来到小企业世界的协作困境。科技本应引领虚拟办公室的到来,但对于许多小型企业来说,隔间之外的更广阔世界并没有超出电子邮件和即时消息的范畴。虽然这比昂贵的电话要好,但电子邮件在需要团队对文档反馈、实时协作、头脑风暴或其他形式的多方沟通的项目上显得笨拙。
西雅图的MTG管理顾问公司首席执行官兼负责人斯蒂芬·L·戴维斯对此类困难非常熟悉。由于多达25名顾问每天都在飞机上前往客户那里,戴维斯需要一种简单的方法来保持所有人的联系。
戴维斯说:“传统的共享机制是建立一个内部的内联网网站——这种技术并不适合在你未连接时离线获取信息。我们在办公室的时间很少,因此我们最关心的就是:确保当我们在客户现场、机场或其他地方时,我们能够访问信息。”
Davis在发现由Lotus Notes名声显赫的Ray Ozzie推出的一款产品时找到了他所渴望的东西。这款名为Groove的软件通过Groove Networks销售,这是一家由Ozzie于1997年创立并位于马萨诸塞州贝弗利的私人公司,提供小型企业一种经济实惠的方式来有效协作,而无需投资IT部门甚至设置服务器(见BW在线,2003年7月21日,“我们最大的竞争对手……是现状”)。
准备好并等待。
相反,Groove利用每个用户计算机的力量,利用今天快速的大内存硬盘。当Groove工作区的成员使用互联网时,软件会寻找其他成员,链接到他们硬盘上的Groove文档,然后进行同步,以便一切都得到更新。它跟踪文档版本,记录谁在何时进行了更改,如果某些团队成员不在线,它会将新信息存储在Groove Networks中继服务器上,直到他们登录。
对于每位用户69到180美元的一次性预算友好费用,小公司可以下载软件,安装它,并开始为不同项目创建工作区,控制哪些员工可以访问什么。随着特定项目需求的变化,可以添加或移除新人员。Groove与标准Windows产品集成,如Microsoft Outlook、Office和Sharepoint,以及Lotus Notes,因此企业可以继续使用他们已经拥有的程序。Davis表示,使用Groove减少了他的旅行需求,增加了他与顾问和客户之间的信息流,并使他能够更轻松地跟踪项目。
“这给我和我的两个合作伙伴[一个机会]来监督我们员工所做的所有工作,”戴维斯解释道。“我们不让他们把东西通过电子邮件发给我们,这样我们可以查看。等他们把邮件发给我们,我查看的时候,已经过时了。这样,我可以实时监控某个事物的发展——无论是我们为顾问撰写的提案,还是报告或某种交付物,我们都可以查看他们的进展。”
最近,这帮助戴维斯在提案发给客户之前发现了一个问题。在外出晚会后冷静下来,戴维斯在线上检查在为此目的设置的Groove工作区中的新提案。
没有丢失的文件。
“我去查看[提案],看看它是否真的符合目标,因为我对客户不是很了解。果然,我查看后发现是错的。负责此事的人也在线,所以我能够通过Groove即时消息他,问道,‘你知道吗,这里发生了什么,这不对。’于是他们在那晚修正了它,及时在第二天发出。从业务发展角度来看,如果我失去那个项目,那可能会损失几十万美元。”戴维斯说,分散的架构也作为人们工作的便捷自动备份。“每个人都有其他人的备份。当有人丢失或被盗笔记本电脑时,这在我们公司发生过,或者他们因为故障而丢失整个笔记本电脑时,我们有其他参与该小组的人的备份。”
由于 Groove 使用互联网进行通信,它可以在不违反防火墙的情况下穿越防火墙,因此来自不同公司的团队成员可以共同工作,而无需访问彼此的内部公司记录或被公司范围的安全系统阻止。此外,Groove 使用军用级别的密码学来确保文档的安全。
安全性是 Jeffrey D. Lazar 的一个主要问题,他是位于新泽西州克兰伯里的 AlgoRx 制药公司的临床研究和监管事务高级副总裁,该公司是一家初创企业,外部顾问在药物开发项目中广泛使用 Groove。
快速通道。
“当我们第一次获得 Groove 时,我们从未真正考虑过要引入外部顾问,”Lazar 说。“如果你考虑一个公司的内部网,允许顾问进入是相当不寻常的。但我们可以做的是设置非常明确的工作空间,邀请顾问进入,并在不担心安全问题的情况下非常高效地工作,而不必担心他们一旦获得访问权限可能会在我们的网络上去哪里。”
一些 Groove 的客户对该产品表现出明显的热情,Lazar 也不例外。“我们从一个概念到提交给监管机构的最终协议不到三周,我认为 Groove 在其中发挥了重要作用,”Lazar 说。“如果我们以传统方式处理这个问题,无论是通过无休止的电子邮件或电话,甚至是跨大西洋的几次旅行,我们都绝对无法满足那个截止日期。因此,它对我们产生了几乎无法估量的积极影响。”
Groove的Ray Ozzie表示,他听到很多这样的故事。
“我们得到的反馈是,市场上有一个被忽视的需求,”Ozzie说。“没有人解决‘如果我想做一些大公司做的事情,但我没有这些IT资源怎么办?’的问题。”
Ozzie表示,他的公司最初只将Groove营销给大型企业——例如早期客户葛兰素史克——但他的内部销售团队开始听到小型企业也在使用该产品。
意外的受众。
“我想告诉你,[与小型企业的契合]是我们精心计划和构思的结果,”Ozzie说,“但实际上,这是产品架构的副作用,事实上我们以这种纯粹的去中心化模式构建了产品。”
尽管兴趣上升,但对于那些不是计算机技术高级用户的人来说,Groove并不常被人知晓。Groove也不是灵丹妙药。使用拨号上网的用户发现使用它很困难,因为他们的连接速度不足以高效处理下载。而且没有专门针对Macintosh或Linux用户的Groove产品,尽管客户可以通过拥有允许Windows产品在Mac或Linux操作系统上运行的软件来使其工作。
许多公司,尤其是在Groove出现之前就安装了基于服务器的系统的公司,最终会形成一种混合模式。项目的协作在Groove中进行,而最终文档可能会经过在服务器上维护的编辑和归档过程。
然而,拉扎尔准备将一切都寄托在他心爱的Groove上。“我们的首席执行官每天至少会对我咒骂一次,关于我们的服务器和网络,所以我非常期待那一天的到来,所有这些都将消失,”他说。“我真的可以想象完全不使用网络,所有的功能都在Groove上进行。我认为这是有可能的。”至少对于这项业务来说,Groove正在让每个人走上正确的轨道。
米勒为《商业周刊在线》报道小企业问题