远程办公帮助 - 彭博社

作者：艾伦·霍夫曼

瓦尔·威廉姆斯的执行教练业务在她四年前开始时增长得如此迅速，以至于她很快在账单上落后。她通过得到一个她仍然在合作但从未见过面的人帮助来解决了积压问题——一个住在密歇根州的虚拟助手（VA），通过电子邮件、传真和电话与威廉姆斯的爱迪生（新泽西州）办公室沟通。威廉姆斯说，这位由商业伙伴推荐给她的虚拟助手接管了“开票、催款、个人差事，比如给我母亲送花和购买火车票”。因此，她“现在可以自由地做只有我能做的活动——教练、举办研讨会或市场营销。”

威廉姆斯是成千上万的企业主之一，他们将行政任务交给虚拟助手。这些助手是自雇的、在家工作的人员——通常是女性——为远道而来的客户或经常出差的客户提供从文字处理和簿记到市场研究和会议策划等各种服务。

到处都有帮助。

使用远程助手相比于让某人在走廊工作有许多优势。“我可以雇佣一个非常专业的人，但我不需要承担与全职助手相关的所有费用[如健康保险和维护办公空间]，”纽约州劳登维尔的TechValley Homes房地产公司总裁米格尔·伯杰说。伯杰经常出差，利用飞行时间创建工作清单，然后可以通过电子邮件发送给两位虚拟助手——一位在奥尔巴尼，负责他的会计，另一位在肯塔基州的邓维尔，负责设计营销材料。他正在寻找第三位虚拟助手来管理他的数据库。

虚拟助手的收费从每小时25美元到75美元不等，具体取决于他们的技能和任务的复杂性。大多数人提供客户按月支付保留费或按小时收费的选项。

谁雇佣这些人？通常是“教练行业的人、作家和作者、房地产专业人士、各种顾问——尤其是那些在家独自工作的人，”AssistU的总裁Stacy Brice说，该组织提供虚拟助手的培训课程，总部位于马里兰州的Cockeysville。

积极的态度。

通常，客户的业务增长速度超过了他们单独管理的能力。加州德尔玛的食品咨询公司老板Karen Duester表示，她工作过度，多年来放弃了假期，因为她不想雇佣人来家里工作或将业务搬到单独的办公室。她在1999年的一次女性网络会议上了解到虚拟助手，并很快在圣地亚哥雇佣了Christine Barnes，负责处理语音邮件、整理电子邮件和维护一个有1600个名字的通讯邮件列表。Barnes在Duester的业务中扮演了重要角色，以至于每天中午和下午5点，她都会向Duester发送一份电子待办事项清单。现在有了帮助，Duester表示她每季度都会度假，很多时候是陪伴她的微生物学家丈夫参加国际会议。

虚拟助手来自各种背景。国际虚拟助手协会（IVAA）主席Angela Allen和Berger的虚拟助手之一，曾在市场营销、广告、新闻和人力资源领域工作。来自新斯科舍省Berwick的Jill Chongva曾是一名医疗秘书，也在一家相机商店工作，而来自乔治亚州Cumming的Janet Winter曾是一名数学教师、学校财政援助主任和旅行代理人。“虚拟助手应该能够为你处理任何事情，”Brice说。“如果你需要在香港购买公寓，她应该能够想办法帮助你。”Winter为客户完成的任务之一是为一位购买大瓶香精油但按滴出售的芳香疗法师创建库存系统。

要找到虚拟助手，您可以从互联网搜索“虚拟助手”开始，这将显示个人和组织的网站。不过，没有普遍的认证，来自培训或认证成员的虚拟助手组织的证书提供了一定的保证，表明该人通过了伦理或技能测试。

达到标准。

由IVAA赞助的考试有三种类型的认证：一种是商业伦理（会员25美元，非会员50美元），一种是与房地产相关的技能和问题（25美元或50美元），还有一种仅限会员，基于在文字处理、电子表格和其他行政技能方面的熟练程度（100美元）。Brice的AssistU提供认证专业虚拟助手（CPVA）和认证大师虚拟助手（CMVA）。要成为CPVA，学生必须通过电话会议完成20周的课程，并通过基于与客户模拟体验表现的考试（团体课程2295美元；一对一培训师3195美元）。CMVA称号需要额外支付250美元，要求提供1500小时作为虚拟助手工作的证明，以及客户认为助手工作有效的文件。Staffcentrix作为军人配偶虚拟助手的推荐机构，不会对其名单上的人进行特定技能测试。但它在一些军事基地提供免费的15小时培训课程。该培训重点关注客户服务、伦理和启动及运营业务所需的实用知识。

即使您选择了一位完成某种类型培训或获得行业团体认证的虚拟助手，在做出承诺之前，您应该通过共同完成一个短期项目来测试这种关系。即使您每天在办公室看不到这个人，您仍然需要知道您的工作风格是否兼容。

与虚拟助手合作的技巧

• 在关系开始和每个项目中明确你的期望，以避免误解。

• 意识到虚拟助手与每天见到的办公室秘书不同，他们是拥有自己业务的合伙人，而不是员工。

• 不要对你的虚拟助手进行微管理。你支付的是一个不需要太多监督的人。

• 不要期望你的虚拟助手直接产生现金。虚拟助手不是销售人员。

除了为《商业周刊在线》撰写《你的退休》，霍夫曼还是 《退休补救指南》 和 《在山姆大叔的帮助下为你的未来退休筹集资金》 的作者。你可以通过她的网站联系她， www.retirementcatchup.com