无视无序的会计 - 彭博社

由史蒂文·科恩

是否有商家乐于审查账目？可能没有。业主们忙于处理让他们进入商业的事务。他们必须这样做，以吸引和留住那些至关重要的客户。餐饮服务商需要准备美味的开胃小菜。园艺师必须设计地块规划和艺术花坛。医生和牙医必须治疗喉咙痛和修复牙龈凹陷。

那么，谁在管理财务呢？最好的猜测是没有人。这就是我们介入的地方。

需要帮助的朋友。

几年前，一位从事医疗咨询业务的朋友请我的妻子塔米（她是一名会计师）查看账目。账目一团糟。她把它们整理好了。当时，塔米和我正在经营一家我们于1993年共同创办的技术服务公司，并准备关闭。所有这些无人照看的账本似乎是一个商业机会。因此，我们在2001年成立了精确会计服务公司，为其他小企业提供塔米为我们的朋友所做的服务。

此后，我们与200家这样的企业合作，主要是服务公司和专业协会。我们因此相信，所有业主——无论他们是否接受过会计培训，甚至是否对此感兴趣——都必须至少具备一定的外行理解。他们必须能够处理会计事务，而不必成为会计师。

会计素养。

一个有文化的老板更能与那些负责确保账本完整性的专业人士打交道，从而节省时间和金钱。一个在年度审查时手忙脚乱、满是收据和发票的老板是注册会计师的噩梦。最好将账本整理好，以便昂贵的注册会计师能够迅速处理税务申报。

此外，财务素养的老板更有可能掌控业务。理解会计和已经计算机化的账本软件工具——我们推荐QuickBooks给年收入低于1000万美元且员工不超过50人的公司——意味着老板可以及早发现问题：未付款的客户、开票过高的供应商、黑字变红字的情况。问题如果能及早发现，更有可能得到解决。

如果老板对账本有了解，欺诈问题也可以在萌芽状态被扼杀。我们有六位客户曾遇到过此类问题。欺诈通常从小额开始，比如从金库中缺少20美元、200美元或2000美元。早期发现可以拯救公司免于破产。请记住，因欺诈而倒闭的公司的拖欠工资税和罚款仍然是老板的责任。

变得聪明。

成为有文化的人应该从老板聘请一位会计专业人士开始，这个人不一定是注册会计师，但必须精通记账和公司使用的特定软件程序。这种双重性是关键。会计师如果对软件不熟悉，或者技术精通的非会计师安装程序，都不会奏效。

程序必须为您的业务工作，而不是为其他人的业务工作。不要因为其他人正在使用某个程序而犯选择错误。如果您不是会计师，请让您的会计专业人士来安装它。

根据设置的复杂性，投资大约三个小时或更多，通常费用在500美元及以上，这将防止未来出现问题。如果您已经自己设置了，但您不是会计师，请让专业人士检查您的工作。

停下，小偷！

接下来，投资于培训和技术支持。您可以参加课程，但课程通常很长且涵盖不必要的内容。最好让您的专业人士在现场培训您。您只会学习您需要知道的内容，并且时间更短。

进一步的步骤涉及聪明地使用软件。您不应该将管理密码交给任何员工。这就像把金库的钥匙交给别人，因为这允许访问程序的敏感区域。只有您自己应该拥有这种控制权。其他人应该有有限的访问权限。

您需要始终保持所谓的“审计跟踪”功能开启，因为这允许跟踪交易的删除和更改，这是发现欺诈活动的主要方式。备份您的会计数据，并将备份磁盘存放在异地或使用在线备份服务。

超越软件。

识字意味着将软件视为工具，并采取常识性的措施来安装保护措施。根据程序生成的材料，所有者应该了解各种数据的含义，例如损益表和资产负债表。这样，他们将了解业务的财务健康状况（或缺乏状况）。

其他保障措施包括对所有收到的支票进行复印。让不同的人进行存款和开支票也是一个好主意。对于较大的支出，一些公司要求两位官员的签名。

作为小企业主，你无法做到所有事情，但你必须做一些。你必须掌握的最关键领域是财务。精明地管理你的账簿将使你能够建立一个蓬勃发展的公司。而这正是让你能够做到的财务知识。

史蒂文·科恩，49岁，和他的妻子塔米于2001年创立了精确会计服务公司，目前担任首席执行官和总裁。

《企业家专栏》由EntreWorld.org提供给《商业周刊》在线读者，这是一个由非营利的尤因·马里昂·考夫曼基金会赞助的企业家资源。