管理“虚拟”员工 - 彭博社

作者：约翰·乔丹

许多新企业是“虚拟公司”，企业家及其员工在家办公。这些办公室通常分散在全国各地甚至全球，通过日益复杂且廉价的技术联系在一起。

虽然缺乏“正常”的办公室环境改变了管理人员的工作，但并不消除有效管理的必要性。事实上，这引入了创始人必须意识到的新挑战。正如在商业和生活的每个领域，这些挑战是促使这一模式首先得以实施的一系列优势的另一面。

成本。

在2002年，在三家公共关系公司工作了八年后，我开设了自己的公司，Principor Communications，作为一个虚拟组织。我的主要原因是消除办公室空间及其相关费用。此外，从家办公还有税收优惠。然而，主要的成本节省是在劳动力方面。为我的机构提供服务的熟练、经验丰富的专业人士都是独立承包商。她们是正在家中抚养幼儿的女性。

像许多新父母一样，她们享受工作的挑战，不想完全切断与工作场所和同事的关系。通过配偶获得健康保险的能力使她们能够自由地兼职，以保持技能和人脉。虚拟公司为男女父母提供了以前不存在的机会。

在这个低成本模型中，挑战在于要记住，消除办公室并不完全消除通过在共同的物理空间工作所满足的所有社交需求。餐桌或咖啡间的讨论、重要里程碑的庆祝——这些和其他社交活动对于虚拟公司的员工满意度仍然很重要。它们必须被有意识地纳入企业家的日程安排中，并且同样重要的是，纳入成本结构。在虚拟环境中，团队建设活动很容易被忽视。不要让这种情况发生在你的公司中。

专注。

有效管理员工对任何创业成功故事至关重要。然而，这可能会消耗大量时间——这些时间本可以用来发展业务。经营一家虚拟公司消除了许多更耗时的管理元素。办公室的冲突、紧张和政治在虚拟公司中被最小化，几乎被消除。由于人们在身体上是分开的，许多“办公室动态”的负面和耗时方面根本无法扎根，从而使企业家能够专注于发展业务。

在识别和培养新商业前景方面，容易变成“孤胆英雄”。在这一领域的成功与前一点相关，花时间和金钱来培养承包商对公司及其目标的依附感。承包商需要知道，通过你的公司与新客户合作，他们在财务和社交上都会获得更多的利润，而不是单独为该客户提供服务。

虚拟公司的企业家应该实施奖励承包商获取新业务的方法，例如提供固定的账单分成。在这一领域的慷慨会带来巨大的长期回报。现在奖励承包商的成本远低于将来看到客户与承包商一起离开——以及你的收入。

信任。

我为我的虚拟公司配备了高级人员，专业人士具备推动项目的技能和经验，并能够适当地利用同事和外部资源的技能。这些人是自主的、灵活的，并且以结果为导向。使这种团队运作的关键在于从一个可信赖的人才库中挑选承包商，他们在某种程度上有过合作经验。我和我的员工多年来以各种方式一起工作。有些人甚至曾是我的客户。

我们彼此视为同事，享受我们的工作并乐于与彼此合作。虽然物理距离意味着我们并不总能像希望的那样频繁分享想法，但毫无疑问，我们都为彼此和我们的客户贡献了最好的。与同事相处的时间较少，正如在虚拟公司中一样，使得一起度过的时间更加珍贵。我们渴望提出能够转化为商业成果的创意。

当然，客户很可能会将你的承包商视为你公司的面孔——而你的员工也可能会被诱惑去将客户据为己有。如上所述，员工理解并定期体验与公司内其他专业人士合作所带来的满足感，并因带来新业务而获得奖励，这一点至关重要。这超越了简单的忠诚。企业家必须有意识地创造一个环境，使承包商在工作满意度和职业发展方面，觉得有必要通过你的公司工作。

灵活性。

一个虚拟公司为所有相关人员提供了最大的灵活性和自主权。承包商可以在几乎没有监督的情况下自行安排工作时间。整个业务存在于一种时间和空间不适用的中间状态中。所有这些都可以极大地解放人们。

这也是极具挑战性的。虽然与值得信赖、能力出众的人合作时放弃控制会更容易，但这仍然不是一件简单的事情。当意外发生在承包商身上时，尤其会让人感到压力。生病的孩子、配偶的商务旅行、家庭探访——所有这些都可能在瞬间使承包商无法工作并与客户失去联系。当然，这意味着企业家必须介入并处理客户的任务。这种情况在虚拟企业中发生的频率往往高于“正常”企业。

企业家必须认识到，经营虚拟公司的自由是由定期和随机的意外义务所打断的。企业家需要全面了解承包商工作的各个方面，以便在这种环境中取得成功。高度的灵活性和自主权只有在鼓励定期和开放沟通的氛围中才能发挥作用。

技术。

在虚拟公司中，确保客户的工作体验无缝衔接是非常重要的。这意味着要投资于技术，以尽可能重现“正常”公司的体验。值得庆幸的是，成本已经降低到几乎任何企业家和承包商都能负担得起的程度。如今几乎每位专业人士都拥有家庭办公室的基本设备：一台电脑、高速互联网连接和一部电话。虚拟公司的创始人无需担心为承包商提供这些设备。

您必须确保您的员工理解并利用超越基础的工具，以便提供无缝的客户体验。这些工具包括文件共享系统、计算机备份设备、免提电话、语音邮件和网络托管。虽然在这些技术上的货币投资并不大，但在设置和掌握它们上的时间投资可能会很大。

作为一家全球公关机构的前高管，我从未考虑过这些事情。幸运的是，科技公司越来越多地瞄准所谓的小型办公室、家庭办公室（SOHO）市场。供应商和独立网站都提供关于如何设置虚拟办公室的快速教程。了解这些系统并立即设置它们，这样客户和潜在客户就会立刻感受到您在经营一家“真实”的企业。

我不确定我是否会无限期地经营一家虚拟公司。这种模式是一种有效的方式，可以快速启动一家全方位服务的公司，并以最小化成本和最大化收益的方式进行，这反过来又可以在适当的时候再投资于业务。这也为企业家和员工提供了很大的自由。

自由带来了挑战，但每个挑战都可以通过有意识、深思熟虑和计划的活动来应对。创始人列出上述所有挑战并制定时间表和预算来解决每个挑战将是有帮助的。在启动虚拟公司之前进行这样的思考将有助于确保所有人都能享受顺利、愉快和有利可图的体验。

乔丹，40岁，创立了 Principor Communications，一家总部位于华盛顿特区的公关机构，成立于2002年，并担任总裁。他的团队包括五名公关专业人士，他们在虚拟地点以合同形式工作。该公司的年收入接近50万美元。

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