不要让Word泄露你的秘密 - 彭博社

当SCO集团（SCOX）这家位于犹他州林登的好斗软件公司在三月份在密歇根州对戴姆勒克莱斯勒（DCX）提起违约诉讼时，揭示了比它所意图的更多信息。一名CNET新闻记者在翻阅微软Word（MSFT）的文件时发现，该案件最初是作为对美国银行（BA）在加利福尼亚州法院提起的诉讼。

许多Word文档中隐藏的信息远不止眼前所见，这一点在人们通过电子邮件发送Word文件或将其发布到网站时常常被忽视。隐藏在Word、Excel或PowerPoint文件中的信息可能包括作者及任何编辑文档的人的姓名、审阅者的评论、打开文件的计算机类型和识别信息，以及已删除的文本。

大多数问题涉及Word文档。Word的一个有用但潜在危险的功能是“跟踪更改”。当该功能开启时，它会记录谁在何时进行了哪些更改。除非你仔细清理文档，这有时可以通过单击鼠标完成，否则任何接收文档的人都可以通过使用“显示标记”模式查看更改记录。这就是SCO被困的原因。另一个功能允许你通过保存Word文档的版本来保持审计跟踪，随着修订的进行。除非在文件传播之前删除所有但最后一个版本，否则接收者将能够看到这些版本。

其他信息隐藏在Word文件中 需要更多的技能和努力来检索。查看信息的最简单方法是使用文本编辑器（如Windows记事本）打开Word文档。屏幕上显示的大部分内容可能是乱码，但在这些无意义的内容中可能埋藏着许多有趣的信息，例如参与该文档工作的所有人的名字。例如，Wired News 对加利福尼亚州检察长比尔·洛基尔（Bill Lockyer）散发的一份Word文档的分析显示，该文档敦促其他检察长打击文件共享，文本已被美国电影协会的一名官员编辑或审阅。

几乎每个企业都会与合作伙伴、竞争对手和客户交换电子文档。如果这些文档是用Word编写的，它们可能包含您不希望在自己组织之外分享的信息。您如何防止这种情况发生？一种方法是从工具菜单中选择“跟踪更改”，并将文档视为“最终显示标记”。确保您所有的更改都已被程序接受或拒绝——这一步骤会删除跟踪信息。并确保除了最后一个版本外，所有版本都已被删除。但是，正如电子通讯Woody’s Office Watch 所指出的，“删除潜在的尴尬信息是非常非常困难的。”

一个有助于完成这项工作的工具是微软的Remove Hidden Data，这是Office XP和2003的免费插件。但除非绝对必要，否则最好避免分发Microsoft Office文件。人们需要共享信息，但他们不需要让接收者访问原始文档。实现这一点的一种方法是使用Adobe Systems的（ADBE）可移植文档格式（PDF），该格式可以在免费的普及的Acrobat Reader中显示。它保留了原始文档的格式——但剥离了所有隐藏数据。Adobe用于创建PDF的程序，Acrobat 6.0（$149），具有广泛的文档管理功能，但对于许多用途来说过于复杂。然而，许多其他产品可以将Office文件转换为PDF，包括Macromedia的（MACR）RoboPDF（$79）和ScanSoft的（SSFT）Word PDF转换器（$50）。苹果公司的（AAPL）Mac OS X内置了PDF转换功能。

计算机，唉，充满了陷阱来捕捉不警惕的人。Office 文件中的隐藏数据只是需要担心的另一件事。幸运的是，预防措施可以保持危险远离。

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作者 斯蒂芬·H·威尔德斯特罗姆