雇主加班规则指南 - 彭博社

作者：彼得·L·埃布

完成了一段值得奥德修斯的旅程，劳动部的加班工资规定在《公平劳动标准法》下的反复争论和期待已久的修订于8月23日生效。这些变化经过一年多的党派争吵而延迟，曾多次被认为接近政治死亡，是50多年来对加班工资规则的首次重大改革。这些劳动法规决定了哪些员工有资格获得超过每周40小时工作时间的“1.5倍”加班工资，以及哪些员工被“豁免”于加班工资要求。

工会认为这些规定显著削弱了许多工人的加班工资保护，甚至在4月发布最终规则时，国会仍在努力阻止这些变化。现在，雇主必须迅速超越旁观者的角色，面对这一大局政治故事，并应对这些变化对其员工队伍的实际影响。

虽然大多数雇主已经采取了实质性步骤以确保遵守新规定，但一些行业调查显示，许多雇主仍在努力跟上进度。合规工作的复杂性在于，对于许多雇主来说，实施新规定将意味着对公司薪酬实践进行数十年来的首次全面审查。

基础知识。

雇主的第一步是了解哪些已经改变，哪些没有改变。通常，员工有资格获得加班工资（作为“非豁免员工”），除非他们担任的职位属于三种“白领”豁免之一。要符合这三种豁免——管理、行政和专业——一个职位必须同时满足：

1. 需要执行特定的、通常是自由裁量的职责；并且

2. 按照薪资而非小时支付，尽管有几个显著的例外，包括医生、律师、教师、某些熟练的计算机专业人员、外部销售人员以及拥有至少20%业务的管理者。

新规定放宽了对这一分析的两个方面的一些标准。它们在重要方面扩大了白领“职责”测试的范围。它们还放宽了一些标准，以确定一个职位是否真正按“薪资基础”支付（通常是按工作周支付预定金额，不会根据工作质量或数量的变化而变化），或者实际上是按小时补偿。

“职责”测试。

• 管理员工。 根据现行规定，“管理”员工的“主要职责”必须是管理一个企业，或企业的一个通常认可的部门或分支。然而，“主要职责”测试已经变得更加灵活，适用于“管理”职位以及“行政”和“专业”员工。

首先，虽然涉及员工时间超过一半的职责通常仍被视为“主要职责”，但新规提供了更大的灵活性来认定豁免状态，即使员工的时间中用于豁免职能的比例低于50%。

其次，根据新规，与员工的豁免职责“直接和密切相关”的非豁免任务现在可以在确定员工的主要职责时被视为豁免工作。“管理”职责的标准也得到了扩展，企业的“部门或分支”的定义也有所扩大。由于这些变化，许多之前仅在执行员工豁免之外的员工现在应该安全地在其中。然而，即使在新规下，并非每个“经理”或主管都必然是“执行人员”。

• 行政员工的主要职责必须是执行与雇主或雇主客户的管理或一般业务运营直接相关的办公室或非体力工作——而这些主要职责必须包括在重要事项上行使自由裁量权和独立判断（由于“自由裁量权和独立判断”的要求，许多组织中的“行政”员工，包括大多数“行政助理”，并不符合“行政”豁免的条件，必须支付加班费）。虽然在新规下，这一职责测试基本保持不变，但符合该测试的职位数量有所增加。

新规例中关于可以被视为“行政”的职位类型的例子，以及适当视为涉及“自由裁量权和独立判断”的工作类型，都暗示了这一豁免的更广泛范围。此外，几个现有标准在新规例下被取消。这些包括行政职位必须直接协助另一名豁免员工，或在仅有一般监督下执行特殊项目的要求，以及“自由裁量权和独立判断”必须“持续”或“习惯性和定期”地行使的要求。

• 专业员工的主要职责必须是需要高级知识的工作，科学或学习领域的工作，或通过长期的专业智力培训课程习惯性获得的工作。除了放宽“主要职责”测试（如上所述），新规例明确指出，教育前提涉及三年非专业大学课程和在认可的专业项目中进行第四年的职业通常将被豁免。

• 高薪员工还创造了一个全新的豁免员工类别：年总薪酬至少为100,000美元的员工。只要这些员工习惯性和定期地执行至少一项行政、行政或专业员工的豁免职责（即使该职责不是他们的主要职责），他们可以被视为豁免。然而，这部分薪酬中至少有455美元每周必须以薪水或费用的形式支付——其余部分可以以佣金、非自由裁量奖金和其他非自由裁量收入的形式支付。作者：彼得·L·埃布

薪资问题。

新规定维持了薪资支付的当前定义（固定金额，不受工作质量或数量的影响而减少或增加）。这些规定通常也继续适用当前关于允许的薪资扣除和破坏薪资支付基础的扣除的规则。但这些规定在多个方面扩大了允许扣除的范围。这包括因违反重大安全规则而暂停时的部分天扣除（之前只允许全日暂停）。

首次允许的还有因违反工作行为规则（即使不涉及安全问题）而进行的一天或多天的纪律性暂停扣除，前提是有适用于所有员工的书面政策（根据旧规则，非安全相关的暂停必须以整周为单位施加给豁免员工，或者根本不施加）。新规则提供了一个“安全港”，以保护雇主免于因不允许的薪资扣除而失去豁免，如果雇主有明确传达的政策禁止不当扣除，补偿员工任何不当扣除，并在发生不当扣除后，善意努力遵守未来的规定。

新规则还确认了几项以前被视为有些可疑的薪资员工的做法：对部分天缺勤的累计假期余额的扣除不会破坏薪资支付基础，也不会要求员工记录或跟踪工时，或工作特定的时间表。同样，提供额外的补偿，除了保证的最低薪资外，也不会取消豁免状态。支持豁免状态所需的最低薪资从旧规定的250美元提高到新规则的每周455美元。

雇主应该做什么。

根据新规定，每个雇主应采取以下步骤：

• 审查所有豁免和非豁免员工的分类。如果您企业中的每位员工都被视为豁免，或者绝大多数员工都是，这可能是一个警示信号；仅仅因为您的员工表现得非常专业，并不意味着他们在规定下都是“专业人员”。

• 根据需要修订或调整正式的职位名称 - 包含“为油印机提供常规维护”作为职责的职位描述可能本来就需要修订。现在是一个好时机。

• 如有必要和可行，调整低薪员工的薪酬，以使他们符合修订后的豁免范围。只需确保薪资增加的幅度不超过您本来会支付的加班费。

• 如有必要和可行，调整高薪员工的薪酬，以使其符合高薪员工的新豁免范围。同样，只有在经济上合理的情况下才这样做。

• 考虑制定适用于所有员工的书面工作场所行为规则，以便能够因与安全无关的工作场所不当行为暂停豁免员工。

• 考虑制定有关对豁免员工薪水进行不当扣除的政策。

• 在改变以前的“非豁免”职位为豁免状态之前，与您的律师进行具体指导的讨论。并且请记住，州法律可能提供比联邦法规更大的保护。例如，提供某些家庭“陪伴”服务的工人长期以来被美国劳动部视为豁免。然而，在马萨诸塞州，他们仍然必须根据工资和工时法支付加班费。

• 而且，在此期间，检查您现有的薪酬实践是否存在对不知情者的陷阱，这些陷阱在新法规中保持不变。

其中最常见的包括：未支付受覆盖的旅行时间，提供“补偿性休假”而不是所需的加班工资，未将两个或多个相关雇主的工作时间合并，仅在计算“时间和一半”加班工资时计算基本工资，以固定费率或一次性支付非豁免员工，而不是“时间和一半”费率，忽视“少量”加班和其他时间卡不准确，以及未支付提前开始、延迟结束或午餐时间工作的员工的工作时间。这些问题在新法规下仍然对雇主构成重大风险。

请记住，加班法的变化已经生效。聪明的企业将会关注其影响和含义。

彼得·埃布是Ropes & Gray LLP波士顿办公室的合伙人，专注于该公司的劳动与就业部门，并且是东北人力资源协会的成员。