虚拟办公室中的管理美德 - 彭博社

越来越多的小企业正在雇佣全职和合同员工，他们在家或在路上工作——这是根据位于密尔沃基的Dieringer Research Group最近的一项研究得出的结论。研究还表明，自2001年以来，远程办公整体上增长了41%。

但找到整个公司员工在线上而不是在实体办公室聚集的情况则更为罕见。约翰·皮奇里洛是这样一家公司MediaThink的首席运营官，这是一家位于亚特兰大的营销公司，专门为小型和中型企业提供服务。

Smart Answers专栏作家凯伦·E·克莱因最近与皮奇里洛进行了交谈，讨论这家公司的四名全职员工和10到20名独立承包商如何在没有朝九晚五的办公室时间的情况下为酒店、软件、广播和其他行业的客户提供服务。以下是他们对话的编辑摘录：

问：MediaThink自五年前成立以来一直作为一家虚拟公司运营。为什么？

答：

我们都曾在其他机构工作，整天埋头于电子邮件后面，我们意识到活动并不等于结果。我曾经认为自己很努力，因为我很忙。但我实际上并没有做任何事情来推动公司向前发展。

我们希望在销售客户所需的产品和服务时保持中立，而不仅仅是销售我们所拥有的，我们知道这意味着要与客户在一起。我也知道，通过参加对客户和潜在客户重要的活动来开发新业务。如果我在其中，我就能在竞争中击败其他人，或者发现其他人无法发现的机会。

问：你们的员工在哪里工作？

答：

我们确实有一个办公空间，但我们很少在那里。每个人都分散在各个地方——在家、在路上、在会议上、在客户的办公室工作。顺便说一句，这可能是一件可怕的事情。待在办公室的桌子后面有一种安慰感，而不是总是把自己暴露在外。

问：显然没有一个中央地方可以检查你的员工或让他们打卡。你怎么知道人们的工作努力程度和他们所说的一样？

答：

如果你是那种想要走廊巡视并微观管理员工的老板，这种方式对你来说是行不通的。你还必须拥有合适的人。我们的工作是非常可交付的。例如，我不在乎完成客户网站需要多长时间，我只希望在星期二之前完成。你需要有能够按这种时间表交付的人。

问：找到这样的人难吗？

答：

是的。我可能每周花15%的时间与可能加入我们服务网络的人交谈。并不是每个人都能很好地适应这种方式，所以我可能需要筛选两到三个人才能找到一个能够做到的设计师、开发者或艺术家。然后我还得找到他身后的一两个候选人，因为当我们有项目需要他时，他可能会很忙。因此，培养人才和发展员工对我来说变得很重要，而不是确保他们在做我告诉他们要做的工作。

问：你在一个优秀的求职者身上寻找什么？

答：

那些自我驱动的人。我们不想要孤独者或对团队不感兴趣的人。但我们需要那些能够知道需要做什么，并且对为我们的公司创造竞争优势充满热情的人。

问：尽管效率和灵活性很高，但一定会面临重大挑战。

答：

沟通是最大的挑战，因为你不能走廊里走动与人聊天。我们通过随时了解人们的位置来管理这一点，使用技术解决方案。我们的电话系统覆盖所有顾问，他们可以将一个电话号码指向他们所在的任何地方，因此他们始终可以联系到。

我们还会进行我们所称的“节奏会议”。这些会议非常快速，通常不超过10或15分钟，我们每天在办公室举行。当有很长一段时间我们无法面对面聚会时，我们作为公司会受到影响。我们意识到这也会影响到需要与我们面对面交流的供应商和承包商。

问：当员工独自工作时，你如何保持士气并创造公司文化？

答：

你需要非常努力地打电话给人们，和他们谈论项目以外的事情。这是一个以个性为驱动的事情，但如果你不这样做，生产力会急剧下降，员工会感到疲惫。这与雇主在办公室内通过让员工知道他关心他们所做的并没有什么不同，但当你的员工不在视线范围内时，你必须更加努力。

问：通过电子邮件做所有事情不会让人感到困惑吗？

答：

宽带连接和创新软件的可用性使我们能够做很多几年前还会让人感到成本高昂的事情。我们有一个为我们进行项目管理的软件系统——它叫做Groove Networks。你必须有一个系统来管理不同项目的文档版本，并将与该项目相关的所有电子邮件整理在一起。如果没有，在线工作可能会是一种痛苦的体验。我们还使用即时消息。

问：说服客户相信你的公司值得信任是否很困难，尤其是当你没有一个他们早上可以经过的总部时？

答：

我们通常不会宣传我们是虚拟公司的事实，因为这可能会让人感到害怕。经过五年，这已经不再是一个问题，因为我们可以展示我们为客户取得的成果。但在我们刚起步的时候，这确实是一个问题。我们没有在15楼的会议室，有些人真的很怀念那种待遇，但大多数时候，只要我们能给他们想要的结果，我们的客户对此都很满意。

凯伦·E·克莱因是一位驻洛杉矶的作家，专注于创业和小企业问题

编辑：罗德·库尔茨