灾难来袭？ - 彭博社

斯科特·T·纽曼，Brite Visual Products的总裁和共同所有者，上个月一月到达他位于昆西（马萨诸塞州）的办公室时，看到一辆大型家具卡车缠绕在外面的电线杆上。大楼一片漆黑。由于没有电，他的400万美元白板分销商的15名员工无法启动他们的电脑或接听电话。幸运的是，就在四周前，纽曼制定了一项应急计划。“我经历过太多的新英格兰冬天，不想再冒任何风险，”纽曼说。“我们刚刚与亚马逊签署了合作协议，我们不能承受任何停工。”计划开始实施。来电被转接到员工的家中。从那里，员工可以在线访问存储在2500英里外加利福尼亚州圣马特奥的在线商业应用提供商NetSuite的客户记录副本。

就灾难而言，Brite Visual的情况无疑是小事。电力在第二天恢复。但纽曼对事情的进展感到兴奋，嗯，按照计划进行。“要想维持业务，你必须有一个计划，”他说。

他说得对，但大多数小企业主对紧急情况，无论是小型还是灾难性，都准备不足。因此，根据佛罗里达州坦帕的商业与家庭安全研究所的数据，因火灾、洪水或其他灾难而关闭的25%的小企业永远不会重新开业。加利福尼亚州诺瓦托的消防基金保险公司商业业务副总裁卡琳·卡纳汉表示，遭受灾难的所有企业中有40%在五年内关闭。为什么？康涅狄格州斯坦福的研究公司Gartner的研究副总裁罗伯塔·J·维蒂表示，企业家对灾难规划的意识“几乎不存在”。

你可以做得更好。为了保护你的业务，制定一个应急计划，包括电话名单、备用工作空间和流程，以及最关键的，备份重要数据的程序。最后，确保你拥有所需的保险覆盖，以弥补损失的收入或重建你的业务。

应急规划始于确定你的业务的底线需求。“你必须考虑关键的业务功能，”商业与家庭安全研究所的助理副总裁戴安娜·麦克卢尔说。“如果你有在线服务提供商，你可能能够继续发放工资，但你的债务义务呢？你的记录在哪里？你有可以运营的恢复地点吗？”弄清楚如果你在停电、办公室被淹或更糟的情况下，每个部门可以运作多久。你能在不进行销售电话的情况下坚持多久？如果一个关键供应商破产或一个运输中心关闭，你的库存能维持多久？

每个计划至少应包括一份紧急电话号码列表和一份指南，说明哪些员工应按什么顺序拨打电话。几名员工应在家中保留该列表的电子副本和打印副本。

该计划还应明确如果办公室无法使用，员工将在哪里工作。正如Brite Visual所做的，大多数小企业可以让员工在家或当地酒店会议室工作几天。但这只有在你提前做好安排，以便让员工远程访问他们的计算机并转接他们的电话时才有效。为了帮助你入门，商业与家庭安全研究所提供了一份免费的基本计划，称为“开放业务”，网址为www.ibhs.org/business_protection。更复杂且昂贵的在线工具使管理者能够向员工的手机、电子邮件账户和个人数字助理发送消息，以启动应急计划。位于康涅狄格州谢尔顿的RecoveryPlanner.com提供每位用户每月100美元的服务，最低要求为10名用户。位于马里兰州罗克维尔的Paradigm Solutions的OpsPlanner收取每年15,000美元的固定费用。

Gartner的Witty建议小企业主查看按小时租赁办公空间和会议室的公司。位于英格兰切特西的Regus集团在60个国家拥有750个地点，收费为每天313到537美元，提供设备齐全的会议室。无需提前通知，但如果灾难影响整个城镇，您可能会发现它们已满。位于肯塔基州列克星敦的Office Suites PLUS的20个地点中，足够容纳三名员工的办公室每小时收费25美元。缺点是您需要自备电脑，并且在您需要时房间可能已经被预订。无法承担任何风险的公司可以在完全配备的搬迁地点预订空间，例如位于康涅狄格州谢尔顿的Computer Alternative Processing Sites或位于宾夕法尼亚州韦恩的SunGard。

失去电力可能会使您的业务停滞几天，但失去宝贵的客户数据或财务记录可能会造成更持久的损害。您计划中最关键的部分是确定如何备份数据以及存储在哪里。

您应该备份哪些数据？任何影响您日常运营的东西。首先，这意味着您的会计、工资和客户联系记录。您可能还想备份您的电子邮件。像Hotmail或EarthLink这样的电子邮件提供商如果您支付存储空间，会自动备份数年的电子邮件。

存储数据主要有三种方式。最常见的选择是将数据复制到计算机磁带上，并每晚带回家。例如，价值2000美元的惠普StorageWorks可以存储多达200GB的数据。

另一个选择是让其他人为您进行备份。您可以通过互联网将数据发送到存储公司，例如位于加利福尼亚州埃默里维尔的EVault和位于马萨诸塞州伯灵顿的Intranets.com。请记住，这些公司仅存储数据。您需要保留软件应用程序的副本，安全地保存在不会受到任何紧急情况影响的计算机上，以便使用这些数据。

最安全的选择是最昂贵的。像NetSuite和Salesforce.com这样的公司不仅托管应用程序并出租它们，还在员工工作时实时备份您公司的数据。订阅这些服务并不便宜，但对于没有信息技术人员的公司来说，可能是一个不错的选择。如果灾难发生，您不仅可以恢复数据，还可以获得运行业务所需的软件应用程序。您所需的只是互联网连接。

如果您不需要将所有业务数据集中在一个地方，或者只需要某些关键数据的最新备份，您可以跳过应用程序套件，使用按需的在线备份服务。会计软件如位于乔治亚州诺克罗斯的Best Software的ePeachtree，或位于加利福尼亚州山景城的Intuit的Quicken；包括位于伊利诺伊州斯科基的SurePayroll的工资单应用程序；以及来自北达科他州法argo的Atlas Business Solutions的员工排班程序，都可以在您工作时备份您的数据。许多企业家会发现，结合几项这样的服务可以以远低于集成应用程序套件的成本来保护业务。例如，SurePayroll对20名员工的双周工资收费为57美元。

即使是最好的计划也无法重建您的办公室或租赁新地点。为此，您需要资金——也就是说，足够的保险覆盖。小企业管理局建议企业主拥有三种类型的保险：财产保险以保护免受火灾和盗窃造成的损失，责任保险以保护免受诉讼，以及业务中断保险以覆盖收入损失。预包装的商业主政策通常包括所有三种保险，并且比单独购买保险更实惠。但请注意：“大多数拥有业务中断保险的小企业不会有足够的保障，”印第安纳波利斯的保险审计与检查公司总裁兼总法律顾问丹尼尔·C·弗里说。弗里表示，原因之一是一些保险公司忽视或限制政策中的业务中断部分，以减少公司在长期关闭时的赔付。延长保单的有效期将会让您付出代价。

在评估保单时，估算如果您需要重建，可能会经历的最大停工时间。“您还需要考虑您的竞争地位，”弗里说。“在您停业期间，您的客户会转向竞争对手，因此您需要考虑是否能够在您的地区重新开业。”

小企业政策的年费用大约为5000美元，消防员基金的小企业产品总监沃尔特·莫菲特说。这将为您提供200万美元的财产和设备保险，100万美元的责任保险，以及没有上限的业务中断保险。而且，这可能是一个小代价，以防止临时危机演变成真正的灾难。

凯文·费格森