学习爱上萨班斯-奥克斯利法案 - 彭博社

问任何首席执行官：萨班斯-奥克斯利法案第404条是企业版的根管治疗。根据国际财务高管协会（FEI）的数据，去年大型上市公司花费了数千小时和平均440万美元，以确保在每个业务流程的每一步都有人员监督关键会计人员。第404条旨在在会计问题发展成欺诈之前及时解决，是2002年企业改革法的核心条款。根据金融研究公司Glass, Lewis & Co.的数据，2005年前四个月披露内部会计控制存在严重缺陷的公司数量跃升至586家，而2004年全年为313家。但这只是所有上市公司的微小部分，导致大多数首席执行官抱怨这一似乎全是痛苦而没有收益的活动。

大多数首席执行官——但并非全部。一些公司惊讶地发现，评估内部控制不仅仅有助于揭示会计问题。通过迫使高管深入了解公司如何完成工作，第404条使企业能够降低成本并提高生产力。“404确实有一个积极的方面，”阿尔瓦雷斯与马萨尔商业咨询公司（Alvarez & Marsal Business Consulting LLC）董事总经理加里·莫兰（Gary Moran）说。他的公司和首席财务官研究服务（CFO Research Services）共同赞助了一份报告，讨论了404在思科系统、基因泰克和其他公司带来的意外好处。

“肮脏的小秘密”

当然，即使是华盛顿下达的最繁重的规则也对某些人有一些好处。在404的情况下，绝大多数公司仍然认为这是一种过度反应。在FEI的调查中，接受调查的217家上市公司的94%高管表示，合规成本远远超过任何收益。

但对于一些公司来说，404文档正在成为计算机系统升级和其他效率措施的催化剂，这些措施一直被首席财务官搁置在一旁。“肮脏的小秘密是许多首席财务官喜欢404”，因为它推动了那些难以获得支持的倡议，公共公司会计监督委员会主席威廉·J·麦克唐纳说，该机构将萨班斯-奥克斯利法案第404条的语言转化为管理层和审计师的具体指示。

考虑一下Pitney Bowes Inc. (PBI )。多年来，这家位于斯坦福德（康涅狄格州）的邮件和文档技术公司一直在努力创建应收账款、账单、工资单和其他七个职能的中央办公室，这些职能一直由其业务单位独立完成。被迫审查其内部控制——这让Pitney Bowes去年花费了1200万美元——加速了这一举措。例如，该公司发现，其应付账款部门可能没有足够的员工来确保一个人既不会在账本上输入供应商的发票，也不会支付供应商的账单，这可能会打开欺诈的门，首席财务官布鲁斯·P·诺洛普说。而记录下工资办公室所做的所有事情，让Pitney Bowes能够整合各个部门，而不必担心当员工离职或被重新部署时，关键的知识会随之流失。

初步结果令人鼓舞。Pitney Bowes预计通过将四个应收账款办公室合并为一个，在2005年节省超过50万美元。Nolop表示，测试控制的强度“实际上是推动我们都知道是必要的变革的机会，但否则很难实现。”

同样，在基因泰克公司（DNA），仅仅拥有关于财务控制的详细报告“使得新计算机系统的安装提前了几个月”，该系统整合了其财务数据，审计总监Elaine M. Yang说。新系统让南旧金山生物技术巨头的管理者可以花更多时间分析数据——例如，过去48小时内来自一个客户的订单数量——而不仅仅是收集数据。

在其他公司，404工作揭示了业务管理中的薄弱环节，CFO研究服务的总裁Mary Driscoll说。以思科系统公司为例，该公司在第一年的内部控制审计上花费了5000万美元和240,000小时。这个令人头痛的努力揭示了简化产品和服务订购步骤的机会，使客户更容易与思科进行业务往来。Amy Kwan，财务高级总监表示，404条款“迫使我们确保当客户打电话时，销售和支持是整合的。”

其他公司正在利用生成的文书工作来描述他们的内部控制作为工作培训手册。“一旦你将程序记录下来，新员工可以坐下来阅读这些文件，通过事实而不是传说来迅速熟悉他们的工作，”Hub Group Inc.的高级副总裁兼CFO Thomas M. White说，该公司是一家位于伊利诺伊州唐纳斯格罗夫的运输管理公司。

尽管如此，即使是利用其第404条工作的财务高管们也觉得他们没有获得应有的回报。“毫无疑问，404条走得太远了，”Pitney Bowes的诺洛普说。“你最终只是为了记录而记录，即使你的判断告诉你已经有点过头了。”Pitney Bowes的全面审查——这项任务涉及在53个地点测试134个流程和2000多个控制——没有发现重大弱点。

今年公司不应该花费太多。经过2004年的推出，公司已经奠定了很多基础。与此同时，PCAOB正在敦促管理层关注关键控制，而不是纠结于小事。普华永道会计师事务所的董事长丹尼斯·M·纳利认为，公共公司在2005年检查内部控制的支出将减少25%到35%。但外部审计费用，去年大公司上涨了55%，可能不会下降。诺洛普预计，Pitney Bowes今年的总费用，包括审计师费用，将达到约800万美元，比2004年减少三分之一。

这仍然很高，但对于防范欺诈来说，这可能是一个小代价。如果公司能够利用这些信息使其业务的其他方面更高效，那就更好了。

作者：艾米·博鲁斯