《现在大家一起》 - 彭博社

迈克尔·理查兹不再需要为他位于加利福尼亚州约巴林达的100万美元审计公司迈克尔·理查兹与合伙人（Michael Richards & Associates）搬运文件袋。去年四月，理查兹注册了WebEx（WEBX）WebOffice，这是一个共享的在线工作空间，他和他的10名员工可以在这里存储和编辑文件。现在，当理查兹拜访客户时，他只需登录一个共享网站即可找到所需的文件。“这真的彻底改变了我们的业务，”他说。

这场革命毫无痛苦。在理查兹注册WebEx后几分钟内，他就拥有了一个特殊的网站，供他和他的员工用来管理项目、更新日历并访问共享数据库。“如果没有这个网站，我们可能还需要两到三个员工来管理纸质文件，”理查兹说。这个网站运作得非常好，以至于他最近又注册了一个网站，用于与他的100个客户进行协作。总的来说，理查兹每年将为这两个网站花费9000美元，以及为25人提供无限制的网络会议。他估计今年将在行政薪资上节省50000美元。客户们也很满意。“客户在学习上有一点曲线，但一旦我们向他们展示如何使用，他们简直不敢相信我们没有更早这样做，”理查兹说。

希望更高效沟通的企业主——谁不想呢？——应该看看协作软件。每个软件包通常包括5到10个工具，旨在处理三项主要任务之一：网络会议、团队协作或远程桌面支持。根据员工人数和所需工具的不同，定价可能从每月几百美元到几千美元不等。

市场上有超过100种协作工具，其中约25种针对小型企业。选择合适的产品是决定您需要解决哪些业务问题以及与谁合作的问题。花太多钱在差旅费用上？网络会议让您可以向远方的客户或员工进行在线PowerPoint演示。文档共享、讨论论坛和共享数据库等工具允许地理分散的团队在项目上协作，即使他们并不总是在同一时间工作。如果客户服务变成了一个负担，双向桌面查看和控制可能会有所帮助。这些功能允许客户支持代表远程诊断和修复客户PC上的问题。在每种情况下，您还需要考虑您的企业规模以及您愿意并能够处理技术问题的程度。然后就是比较功能和价格的问题。

位于旧金山的研究公司Collaborative Strategies的董事总经理David Coleman表示，大多数公司可能需要执行六到八项任务，例如屏幕共享或在音频会议中添加同事。“找出这些事情，寻找能够很好地完成这些任务的工具，不用担心其他的附加功能，”他建议道。

网络会议和团队协作软件可以下载到您的PC上，安装在您的服务器上，或通过托管服务购买。远程桌面支持通常仅作为托管服务提供。托管服务的费用会更高，但您不必自己修复硬件或软件故障。

选择桌面软件、服务器软件或托管服务也取决于您有多少员工以及他们将与谁合作。拥有少于50名员工的公司，如果想与客户或供应商举行网络会议，可能会想要像Convoq的ASAP Pro或微软的（MSFT）Live Meeting这样的托管服务。这些服务提供无限制的会议，按年收费，而不是按分钟计费，这可能导致不可预测的账单。其他软件，如LINQware的Collabrix或IBM Lotus Sametime，可能更适合大型公司。例如，Collabrix可以处理200名与会者的网络会议，但仅提供按分钟计费。

同样，微软的Groove Networks协作软件可能最适合少于50名员工的公司。这是因为当一个用户更改文档或电子表格时，变更必须先传递到服务器，然后每个桌面才能更新。WebEx WebOffice和GroveSite由于能够即时更新，可能更适合大型团队使用。

一些供应商也会为更大的团队降低价格。您将为最多25名用户的GroveSite支付每月199美元，但随着您增加更多用户，按用户的价格会下降。WebEx的定价在您注册10人后开始下降。

请记住，如果您选择下载到自己的服务器或计算机的产品，您可能需要IT人员来解决任何问题。理查德的托管服务费用大约是他为Windows SharePoint（一个类似的可下载到他公司服务器的产品）所花费的两倍。但他不想担心远程办公的员工是否能够登录到他的服务器。另一个好处是：托管服务充当他数据的备份，以防办公室被毁或计算机受损。对于快速增长的公司来说，能够在以后转换为本地软件的托管合同可能是一个不错的策略，研究公司IDC的协作计算项目主任罗伯特·马霍瓦尔德表示。

向客户询问软件推荐可能也会有所帮助——你不想为不同的客户使用不同的软件。Visual Comfort & Co.是一家拥有60名员工、年收入1900万美元的水晶吊灯和灯具制造商，客户包括Pottery Barn和Williams-Sonoma，他们在一位大客户的推荐下选择了GroveSite。Visual Comfort每月支付150美元，获得一个20用户的许可证，允许员工将图纸、照片、产品规格和笔记上传到与公司亚洲制造商共享的网站。这确保每个人都在使用最新版本的产品规格，并减少了每次设计调整后数十封电子邮件的往来。现在，私人标签客户经理拜伦·威尔逊表示，不符合规格的制造样品数量减少了80%。他说：“我们更高效地处理样品。”实际上，他们整个公司的运作也更高效。

作者：瑞秋·金