关注您的差旅与娱乐费用 - 彭博社

商务旅行者可能重新流行，但丰厚的差旅费支出已经像泛美航空和三杯马提尼午餐一样过时。考虑一下Covansys公司（CVNS）。在位于密歇根州法明顿山的这家技术服务公司中，有7300名员工，其中许多是频繁飞行的明星，每年在差旅和娱乐费用上花费近1500万美元。毫不奇怪，印度是一个热门目的地：Covansys的顾问每季度进行大约100次旅行。为了让22小时的单程旅行不那么“令人不快”，财务规划副总裁蒂莫西·休斯允许许多顾问乘坐商务舱。“相信我，你不想在经济舱的飞机后面待那么久，”他说。

然而，豪华的差旅津贴到此为止。休斯像埃比尼泽·斯克鲁奇一样仔细监控差旅和娱乐预算。他在印度有一小组审计员，每晚仔细审查公司范围内的费用报告和即将到来的行程。因此，当休斯早上喝第一杯咖啡时，他可以检查是否有异常或过度的支出。例如，在4月13日，报告发现了一张从芝加哥到班加罗尔的往返机票的9000美元预订。“我们拦截并支付了半价，”休斯说，并补充道：“不要试图预订夏威夷的东西——那是另一个红旗。我们在那里不做生意。”

在全国范围内，数字分析师看到一个有前景且大部分未开发的成本控制领域：您的差旅和娱乐费用。实际上，数十亿美元的差旅和娱乐费用代表了企业可自由支配支出的第二或第三大类。这就是为什么企业审计师正在利用新技术以以前无法做到的方式寻找问题，使差旅和娱乐费用受到全天候的审查。

在模拟时代，操控系统很容易。员工通过提交虚假的费用报销、将商务旅行延长为度假以及为家人支付费用来增加账户支出。一种老办法是：提交虚构费用的报销请求，金额刚好低于需要收据的限额。在一堆文书工作落到会计桌上处理之前，可能需要六个月甚至更长时间——这对于追踪来说是一场噩梦。

如今，传统信用卡公司和在线新兴企业通过一系列基于网络的工具和电子报销系统彻底改变了这一过程。公司可以在员工登机或在巴黎丽兹酒店进行未经授权的住宿之前就控制成本。“关键是在前端控制费用并不断监控，这样您就知道自己将要支付什么，”位于华盛顿州雷德蒙德的在线企业差旅和差旅管理服务公司Concur Technologies Inc.的总裁Rajeev Singh说。

支付罚款

一种防御措施是信用卡公司提供的新信息。美国运通公司（American Express Co.）现在会生成报告，突出显示例如公司批准的紧凑型汽车租赁（旅行者预订的）与禁止升级到豪华车（旅行者实际驾驶和支付的）的差距。它还可以汇总现金支付的项目以及收据低于公司每日现金阈值的频率。万事达卡每天汇总商业交易，并将数据直接发送给公司。这些系统还帮助公司与供应商谈判批量折扣。

毫不奇怪，一些员工需要尝尝惩罚的滋味。现在大多数公司要求员工自掏腰包支付严重和未经批准的偏差费用，例如头等舱和折扣航班之间的差额。如果未被注意，关于逾期报销报告的电子邮件提醒会抄送给上级。

最终的控制可能是根据员工行为来计算费用。去年，摩根士丹利（MS）增加了其差旅和娱乐预算，以帮助其经纪人与富有的客户建立关系。问题是？经纪人必须符合这一福利的资格。当他们带来25万美元到40万美元的新业务时，他们会获得1000美元来帮助支付费用。欢迎来到基于绩效的差旅和娱乐时代。

作者：玛拉·德·霍瓦尼安