如何像专业人士一样使用PowerPoint - 彭博社

微软的（MSFT）PowerPoint程序对商业专业人士来说既是福音也是诅咒。我们大多数人使用它来传达信息，但许多人在观看最终产品时感到无聊透顶。问题不在于软件本身，它可以是一个极其有价值的工具来增强知识的传递。问题在于我们如何使用它。

作为一名沟通教练，我面临着令人麻木的演示文稿，我知道通过一些简单的修正可以使其变得更加引人入胜、有效、有说服力和令人兴奋。让我给你一个例子。我被高盛的投资银行家要求为一位首席执行官准备他的公司IPO路演。

POWERPOINT 中毒。

当我们开始合作时，我请他逐步讲解整个演示文稿。我真希望我没有这样做。一个多小时和72张幻灯片后，我觉得自己快要晕倒了，紧紧抓住会议室的桌子以防止这样发生。问题与演示文稿的内容关系不大，而在于故事的讲述方式。

本应是一个强有力的故事却变成了一系列冗长、复杂且乏味的幻灯片。首席执行官从幻灯片中获取提示，反过来成为了一个缺乏灵感的发言人。

但经过四个小时的合作，我们能够创建一个动态的演示文稿，持续20分钟，并加入了产品演示以增加效果。首席执行官成功地打动了投资者，并享受了那个特定时期为数不多的成功IPO之一。

治愈的关键。

我想鼓励你以不同的方式看待自己作为发言人，以及你如何通过幻灯片讲述你的故事。在创建、准备和呈现下一个PowerPoint演示文稿时，请记住以下七个关键点。

这关乎你，而不是幻灯片

首先写下你演示的故事，并将幻灯片视为对你信息的补充。通过制作过多的幻灯片、在幻灯片上添加过多信息以及逐字阅读幻灯片上的文本，你迫使观众将注意力集中在幻灯片上，而不是你身上。记住，在你演示时，你是观众与你的产品、服务或公司之间唯一的人类体验。保持注意力集中在最重要的品牌上——你。

控制你的数字

保持注意力集中在你身上的一种方法是限制幻灯片的数量。我曾听一位风险投资家建议，二十分钟的演示不超过10张幻灯片。这是很好的自律。但这并不意味着你应该总是将演示时间减半来确定幻灯片的数量。

例如，即使在一个小时内使用30张幻灯片，对于大多数演示来说也太多了。在任何演示的情况下，少即是多。Monster.com（MNST）的创始人杰夫·泰勒曾告诉我，他可以在背景中使用一张幻灯片演讲15分钟。他在一个小时的演示中总共使用11张幻灯片。Sybase（SY）的首席执行官约翰·陈在一个小时内使用15张幻灯片。

这让你对制作影响所需的幻灯片数量有了一个概念。励志大师托尼·罗宾斯在两个小时内只展示五张幻灯片！再次强调，他希望焦点在他身上，而不是幻灯片上。你也应该如此。

避免致命的要点

带有项目符号的幻灯片很容易创建——这就是问题所在。任何对PowerPoint有最基本了解的人都可以创建一个新的幻灯片、标题和项目符号列表。当这个过程重复进行，并将一系列带有项目符号的幻灯片串联在一起时，结果就是乏味、令人麻木和单调。

最吸引人的演示文稿几乎没有，甚至没有，仅包含标题和项目符号的幻灯片。听着，我并不是建议你完全放弃项目符号。拥有项目符号是完全可以的，也许可以与图形一起使用。但是，连续两张项目符号幻灯片（更不用说几张）可能是致命的。注意项目符号。

你的观众会阅读，所以你不必

没有理由逐字阅读幻灯片上的文本。再次强调，幻灯片应该补充演示的焦点——进行演示的人。

演讲者常常通过转向幻灯片并逐字阅读上面的每一个字，失去了与观众保持眼神接触这一重要品质。吸引人的演讲者会瞥一眼幻灯片，然后与听众进行眼神接触， paraphrasing或补充幻灯片上的文本。说到文本……

视觉思考

我最近帮助一位销售领导为在拉斯维加斯的消费电子展上进行重大产品发布做准备。他为40分钟的演示准备了超过80张幻灯片。算一下——那是每分钟两张幻灯片！不仅演示的时间过长（20分钟会更紧凑、更吸引人），幻灯片数量也过多（10张会更合适），而且大多数幻灯片都包含项目符号、数据和大量文本。

几乎你所说的任何事情都可以通过使用视觉效果 - 照片和图形配合少量文本来使其更具吸引力。如果你对如何设计这样的幻灯片感到困惑，我最喜欢的书之一是克利夫·阿特金森的《超越要点》。

有一个开始……和一个结束

就像你的整个演示文稿应该有一个强有力的开场和更强有力的结尾一样，每一张幻灯片也应该有一个清晰的引言、中间和结尾。我常常看到幻灯片混在一起，造成一个令人困惑和复杂的演示。

例如，如果一张幻灯片的标题是“市场份额”，那么可以通过说“我们在过去一年中在市场份额上取得了显著的增长……”来口头介绍你的演示部分。

你可以通过说“这就是为什么我们在过去十二个月中享受了市场份额的显著改善”来结束这样的幻灯片。要有一个清晰的标题、引言句和强有力的结束句。并将这些话牢记在心！

大声练习

你多久会从头到尾大声练习一次演示文稿？如果你和大多数人一样，答案是“不是很多”。然而，最好的演讲者会排练——他们要说什么，如何过渡，如何表达——没有什么是理所当然的。你甚至可能想投资一个遥控演示指示器，这样你就可以在房间里走动时推进幻灯片。

PowerPoint 是一个强大而重要的工具，可以向客户、员工和投资者传达信息。如果使用不当，它可能会妨碍你的成功。如果明智地使用，它将帮助你给听众留下深刻印象（见 BW 在线，2006年4月6日，“如何像史蒂夫·乔布斯一样让他们惊叹”）。

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